La GED selon LORI c’est :

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  • Une équipe de proximité, à l’écoute de vos besoins
  • Une expertise basée sur dix ans d’expérience et plus de 200 armoires numériques en gestion
  • Un accompagnement présentiel.
  • C’est un mécanisme qui transforme l’échange traditionnel de documents sous forme papier ou numérique en un échange électronique tout en conservant la même validité.
  • Ce sont des économies matérielles : le premier objectif de cet outil est de réduire la production de documents papier.
  • C’est une économie de temps : La GED simplifie les échanges et permet une diminution du temps de ressaisie comptable, des contrôles, mais aussi des rapprochements automatiques avec les bons de commande, de la signature électronique (contrat de travail, bon de commande, etc…) Elle permet, de plus, une baisse des délais de traitement.
  • La GED facilite la gestion de votre entreprise : Avec cette fonction, vous vous assurez d’une sécurisation et d’une traçabilité accrue de ses flux. En plus des certifications d’authenticité, les documents ne s’égarent plus et prennent beaucoup moins de place en terme de stockage.
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  • C’est un outil qui s’adapte à votre structure : Les Solutions de GED que nous proposons sont aujourd’hui disponibles, quelle que soit la taille da votre entreprise et le volume des documents à gérer. Elles sont à la portée de toutes les structures y compris les TPE.
  • Mon entreprise est valorisée : J’optimise son image, je pérennise son activité et je sauvegarde l’emploi de mes salarié.e.s…
  • Je respecte la nouvelle réglementation en accord avec les obligations légales : Chorus Pro et la Facture X (à l’horizon 2023).

Quelques notions :

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La gestion électronique documentaire (GED) désigne un procédé informatisé visant à définir, concevoir, produire, organiser, diffuser et gérer des informations et des documents papier ou des documents électroniques au sein d’une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

La GED met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents en papier), d’indexation, de classement, de stockage d’information, d’accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents. La GED participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d’échange d’informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la revue, l’approbation électronique et la gestion des différentes versions.

Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu’il s’agisse d’entreprises privées ou d’administrations. À titre d’exemple, le retour sur investissement d’un projet « standard » de dématérialisation de factures est inférieur à un an.

Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d’un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »).

Il existe quatre étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, traitement, stockage et diffusion. Pour diffuser des documents nouveaux, il convient d’ajouter une cinquième étape : la conception.

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l’intégration de documents en papier existants : c’est, pour les documents en papier, la numérisation grâce à des scanners. Lorsque c’est possible et utile, les documents numérisés peuvent alors être triés via une technologie de reconnaissance automatique de documents (RAD). Il est possible d’extraire des informations des images numérisées en mettant en œuvre une technologie de lecture automatique de document (LAD). Cette technologie peut utiliser des techniques de reconnaissance optique de caractères (ROC), de reconnaissance de codes à barres et de reconnaissance intelligente de caractères (RIC) comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus.
Les documents en papier peuvent ensuite être détruits (soit parce qu’ils n’ont pas d’intérêt, soit parce que la valeur probatoire des copies électroniques est certaine) ou archivés. Attention cependant, pour ce qui est des archives publiques, la copie électronique de document n’autorise pas obligatoirement sa destruction ;

l’intégration de documents électroniques existants : une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF… Enfin, la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents COLD qui proviennent de systèmes d’éditique ;
la production de documents électroniques : elle peut être le résultat d’une ou de plusieurs procédures gérées par différents agents de l’entreprise grâce à un logiciel de groupe (groupware ou collecticiel). Le document peut aussi être obtenu par un logiciel d’informatique décisionnelle à partir d’un modèle disponible via l’outil ;
l’échange de documents électroniques : il s’effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d’information par un dispositif d’échange de données informatisées (EDI) moyennant le respect d’un même format de données normalisé.
Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow afin d’aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés3. Le workflow lié à la validation d’un document est paramétrable et prend en compte les droits d’accès et les profils des utilisateurs du système ; il agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document.

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Traitement des documents
L’indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. La récupération rapide des documents est conditionnée à la création du schéma d’index.

Bien qu’encore peu connue de la plus grande majorité des entreprises, notamment des PME et des TPE, la GED est un enjeu économique réel. Elle peut améliorer la rentabilité de l’ordre de 3 à 5 % (du chiffre d’affaires). La ruée vers la GED découle du coût de la composante (traitement, production, stockage, recherche, etc.) dite « papier » dans une entreprise.